La PEC è la forma di comunicazione elettronica con valore legale più utilizzata nel mondo del lavoro in Italia. L’obbligo di possedere una PEC è in vigore per le società e le partite Iva dopo la conversione del decreto legge n. 179/2012, che si affianca a quanto previsto nella legge n. 2/2009. Devono averla le imprese (anche individuali), i liberi professionisti, gli artigiani e le Pubbliche amministrazioni. In caso di inadempimento, sono previste sanzioni da un minimo di 206 euro ad un massimo di 2.064 euro.
Vantaggi e funzionamento
Il circuito PEC possiede molteplici vantaggi, in grado di snellire e migliorare il lavoro degli uffici e delle PA:
- Ha valore legale: un’e-mail scambiata tramite il circuito PEC viene equiparata ad unaraccomandata con avviso di ricevimento, poiché vengono registrate sia data che orario di invio e di ricezione;
- Flessibilità degli abbonamenti: la PEC non è gratuita, però offre ai clienti diversi piani di abbonamento, che variano per importo e scadenze;
- Affidabilità: il servizio PEC, offendo un monitoraggio dell’invio e della ricezione della comunicazione, assicura la privacy dello scambio comunicativo impedendo a terze persone di visualizzare o modificare il contenuto;
- Velocità: la celerità dello scambio di e-mail avviene nel giro di pochi istanti, assicurando così ai soggetti coinvolti una comunicazione efficace e proattiva;
- È eco friendly: dato che la PEC può essere conservata (così come prodotta in giudizio) in forma digitale, senza cioè dover essere stampata, con enorme risparmiosul consumo della carta;
Affinché il processo comunicativo possa avvenire in sicurezza, sia destinatario che mittente devono essere in possesso di una casella di posta elettronica certificata, presso uno dei gestori autorizzati iscritti all’elenco pubblico tenuto dall’Agenzia per l’Italia Digitale.
Per assicurare, invece, l’integrità del messaggio dopo il suo invio, entra in gioco il gestore di PEC del mittente che, al momento dell’invio, crea un messaggio esterno, chiamato busta di trasporto, contenente il messaggio e gli eventuali documenti allegati. Successivamente, il gestore PEC del mittente invia la busta di trasporto al gestore PEC del destinatario che verifica l’attendibilità della comunicazione, consegna il messaggio ed invia al mittente la ricevuta di consegna, o, in caso di problemi, la ricevuta di mancata consegna.
PEC e condominio: quando e perché attivarla
In Italia, attualmente, non esiste una legge ad hoc che impone l’utilizzo della PEC ai condomini. Il condominio, non essendo una società ma un semplice ente di gestione sprovvisto di personalità giuridica, non è obbligato a possedere una casella di posta elettronica certificata. Tuttavia, il suo impiego è possibile, soprattutto se l’obiettivo dell’Amministratore di condominio è quello di ottimizzare e organizzare le comunicazioni sia fra gli inquilini che con terze persone.
Pertanto, occorre fare delle precisazioni:
- se l’amministratore è una persona fisica e non esercita l’attività di amministrazione condominiale in forma di impresa, individuale o societaria, non è obbligato a possedere l’indirizzo di posta elettronica certificata;
- se l’amministratore è un professionista iscritto negli elenchi ed albi, vige l’obbligo di attivare la PEC, come nel caso, ad esempio, di avvocati, geometri o commercialisti che svolgono contemporaneamente l’attività di amministratore. In questo caso, dato che l’altra professione richiede l’iscrizione ad un albo, tali soggetti di norma possiederanno già un indirizzo PEC che potrà esser utilizzato anche per le comunicazioni attinenti al condominio;
- se l’amministratore è una società di capitali o persone, anche in questo caso, è obbligatoria l’apertura a proprio nome di una casella PEC;
- se l’amministratore svolge l’attività di gestione condominiale in forma professionale e commerciale, è obbligatoria l’attivazione della posta certificata.
I vantaggi di una PEC condominiale sono evidenti: riduzione se non eliminazione delle spese postali, riduzione drastica della carta, eliminazione di ritiro delle raccomandate presso l’ufficio postale nel caso di mancata consegna e snellimento delle pratiche fiscali.